Forretningsorden for Uggerby Menighedsråd
Forretningsordenen er fælles for Uggerby og Tversted menighedsråd, og er også gældende for rådenes fællesmøder.
Menighedsrådets møder
§1
Stk. 1
Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre.
Stk. 2
Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre:
Stk. 3
Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden.
Stk. 4.
Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.
§2
Stk. 1
Medlemmerne har pligt til at deltage i menighedsrådets møder.
Stk. 2
Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meddeles formanden, inden mødet afholdes.
Stk. 3
I mødereferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.
Udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af sagsfortegnelse
§3
Stk. 1
Hvis et medlem, en i lov om menighedsråd §2, stk. 2, nævnte præst eller den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd §3, senest 7 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.
Stk. 2
Formanden sender senest 6 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse hvert af menighedsrådets medlemmer samt den i lov om menighedsråd §2, stk. 2, nævnte præst og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jfr. lov om menighedsråd §3, en dagsorden.
Stk. 2a
Ved fælles menighedsrådsmøder udarbejdes dagsordenen af de to formænd i forening. Den formand, der er vært for mødet, sørger for udsendelse af dagsorden.
Stk. 3
Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt de i stk. 2 nævnte personer - være tilgængeligt på kirkekontoret eller hjemmesiden i mindst 6 hverdage inden mødet.
Stk. 4
En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse.
Stk. 5
Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne og de i lov om menighedsråd §2, stk. 2, og §3 nævnte personer underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§4
Stk. 1
Menighedsrådets beslutninger træffes i møder.
Stk. 2
Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 3
Formanden, og i dennes forfald næstformanden, leder menighedsrådets møder. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes. Dog skal medlemmer, der fremsætter selvstændige forslag/ændringsforslag eller ønsker særstandpunkter refereret, selv formulere sådanne.
Stk. 3a
Ved fælles menighedsrådsmøder ledes mødet af værten eller en af denne udpeget ordstyrer.
Stk. 4
Hvis flere begærer ordet på en gang, bestemmer formanden den orden, hvori de får adgang til at tale. Dog jf. stk. 3a.
§5
Stk. 1
Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Dog jf. stk. 3a.
Stk. 2
Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd §2, stk. 2, og §3 nævnte personer kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger
§6
Stk. 1
Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen.
Stk. 2
Såfremt et medlem erklæres for inhabilt, skal vedkommende forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen. Medlemmet er derimod ikke afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt der foreligger inhabilitet.
Stk. 3
Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
§7
Stk. 1
Præsten kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende pastoratets præstebolig eller i sager vedrørende en anden præst i pastoratet.
Stk. 2
Præsten kan ikke deltage i afstemningen:
Stk. 3
En kirkefunktionær, der er medlem af menighedsrådet i den menighedsrådskreds, hvor den pågældende er ansat, kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården.
Stk. 4
Repræsentanten for kirkefunktionærerne, jf. lov om menighedsråd §3, kan ikke deltage i forhandling de i stk. 3. nævnte sager.
Stk. 5
Under forhandlingen og afstemningen i de i stk. 1 og stk. 4 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet. Vedkommende skal dog forinden gives lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger.
§8
Stk. 1
Menighedsrådets medlemmer kan ikke afgive stemmer ved fuldmagt, men alene ved deltagelse i rådets møder.
Afstemninger
§9
Stk. 1
Alle afstemninger i menighedsrådet foregår ved åben afstemning. Hemmelig/skriftlig afstemning skal alene anvendes ved valg af formand og næstformand samt ved præstevalg. Den åbne afstemning sker ved håndsoprækning.
Stk. 2
Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.
Stk. 3
Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning.
Stk. 4
Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt.
§10
Stk. 1
Ved valg af formand og næstformand samt ved valg til enkeltmandsposter anvendes bundet flertalsvalg.
Stk. 2
Ved denne valgmetode er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Menighedsrådets mødereferat
§11
Stk. 1
I mødereferatet indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger.
Stk. 2
Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført mødereferatet og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse.
Stk. 3
Ved slutningen af mødet oplæses mødereferatet, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet.
Stk. 4
Medlemmerne kan ikke, under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde, vægre sig ved at underskrive mødereferatet.
Ændringer i forretningsordenen
§12
Stk. 1.
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på to ordinære menighedsrådsmøder. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod lovbestemmelser.
Ikrafttræden m.v.
§13
Stk. 1
Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2023.
Stk. 2
Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af menighedsrådet samt til de personer, der er nævnt i lov om menighedsråd §2, stk. 2, og §3.
Vedtaget på fælles menighedsrådsmøde d. 29. november 2022